Conseil stratégique & évaluation : sécuriser la qualité, structurer l’action, soutenir les équipes.
EXO NOVA accompagne les ESSMS dans leurs démarches d’évaluation, dans la mise en œuvre des exigences réglementaires, dans la structuration de leurs projets et dans la gestion des dynamiques d’équipe.
Notre approche associe analyse, pédagogie, outils opérationnels et posture humaniste, pour soutenir durablement les organisations.
Accompagner les transformations du secteur social et médico-social.
EXO NOVA propose quatre types de missions complémentaires, conçues pour soutenir les équipes, sécuriser les organisations, renforcer les pratiques professionnelles et intégrer les innovations utiles. Chaque intervention est pensée sur mesure, avec une approche humaine, pragmatique et outillée.
ACCOMPAGNEMENT #1
Accompagnement préparation à la démarche d’évaluation HAS
Le dispositif d’évaluation des ESSMS a été réformé pour renforcer la qualité des accompagnements et favoriser l’amélioration continue. Il repose désormais sur un référentiel unique élaboré par la HAS. Bien que l’évaluation interne ne soit plus obligatoire, l’auto-évaluation est encouragée pour mobiliser les équipes et définir un plan d’action qualité. L’appropriation du référentiel et l’analyse de ses impacts sur les pratiques sont des leviers essentiels pour les directions et les professionnels.
Objectifs
Comprendre le nouveau cadre évaluatif HAS, la philosophie du référentiel et les attendus du manuel
Prendre en compte l’intérêt de l’auto-évaluation pour réussir la future évaluation HAS
Préparer l’équipe de Direction et les professionnels aux outils de l’évaluation (cadre des entretiens, éléments de preuves et formalisation des pratiques, plateforme SYNAE)
Identifier les procédures et écrits demandés et étudiés lors de l’évaluation et traiter les éventuels écarts avec les procédures en cours actuellement
Renforcer la démarche qualité et son amélioration continue en favorisant l’appropriation de l’approche processus par les professionnels.
Notre intervention est conçue pour vous offrir un accompagnement complet et efficace. Nous commençons par échanger ensemble afin de bien comprendre vos objectifs et co-construire ensemble votre projet évaluatif.
Ensuite, nous organisons des interventions sur site pour vos équipes et, si vous le souhaitez, pour les personnes accompagnées (membres du CVS).
Nous pouvons également créer ou mettre à jour vos procédures et formulaires en collaboration avec vous et les professionnels, incluant des formations/sensibilisations et une relecture à distance pour vous faire gagner du temps. Enfin, nous restons à vos côtés tout au long du processus pour assurer le suivi, ajuster
MODALITES D’ACCOMPAGNEMENT
- Etat des lieux de l’existant et plan d’action synthétique avec la direction
- Formation des équipes et de la direction au nouveau dispositif d’évaluation, incluant des mises en situation d’auto-évaluation
- Ateliers sur des thématiques précises en lien avec le référentiel : Outils de la loi 2002, projet personnalisé, Bientraitance…
- Préparation des personnes accompagnées et des membres du CVS aux entretiens du chapitre 1.
- Alternance entre apports thématiques et travaux à effectuer en sous-groupes entre chaque intervention sur site.
LIVRABLES
- Etat des lieux et diagnostic pré-évaluation
- Plan d’action incluant la définition des thématiques à travailler en équipe et la planification de la production des écrits.
ACCOMPAGNEMENT #2
Accompagnement pour le projet d’établissement ou de service
La révision du projet d’établissement constitue une occasion privilégiée pour associer l’ensemble des parties prenantes : professionnels, travailleurs, familles et partenaires. Elle permet de définir des orientations communes, de renforcer le sens des actions menées au quotidien et d’assurer une cohérence globale entre tous les acteurs. Articulée dans une logique quiquenale avec le CPOM et la démarche d’évaluation HAS. le projet d’établissement ou de service valorise les spécificités de votre structure et contribue à affirmer son identité. Il offre aussi un cadre solide pour anticiper les évolutions réglementaires et répondre aux exigences de qualité et de performance.
Objectifs
Anticiper les évolutions et préparer l’établissement aux transformations à venir au travers d’une analyse prospective.
Impliquer tous les acteurs dans une démarche participative et porteuse de sens.
Renforcer la motivation collective en donnant une vision partagée des orientations.
Disposer d’un diagnostic stratégique complet pour éclairer les décisions.
Construire des fiches actions avec des objectifs SMART
Assurer la cohérence globale entre stratégie, organisation et pratiques quotidiennes.
Nous commençons par étudier les documents existants et évaluons les forces, les faiblesses et les enjeux. Nous impliquons l’ensemble des acteurs dans une démarche participative et co-constructive : professionnels, personnes accompagnées, familles et partenaires et organisons des ateliers, des entretiens et des temps d’échange pour recueillir les attentes et construire une vision partagée. Nous définissons avec vous les orientations stratégiques et les objectifs prioritaires, en cohérence avec vos valeurs, les obligations réglementaires et les évolutions du secteur. Enfin, nous rédigeons le projet d’établissement et élaborons des fiches actions afin de garantir une mise en oeuvre efficace et une communication claire auprès de tous les acteurs.
MODALITES D’ACCOMPAGNEMENT
- Définition des objectifs, planification des étapes, information des équipes et des parties prenantes pour garantir l’adhésion.
- Étude des documents clés et matrice SWOT
- Détermination des priorités, alignement avec les obligations réglementaires et les évolutions du secteur
- Organisation d’ateliers participatifs, co-construction des objectifs et des actions, identification des moyens nécessaires et des acteurs impliqués, synthèse des propositions
- Rédaction du projet et élaboration des fiches actions
LIVRABLES
- Projet d’établissement ou de service complet
- Fiche action et calendrier de mise en oeuvre
- Plan d’action à 5 ans (en option)
ACCOMPAGNEMENT #3
Audit Organisationnel
L’audit organisationnel est un outil stratégique pour améliorer la qualité des accompagnements et garantir la conformité réglementaire. Il permet d’identifier les forces et les points d’amélioration, d’optimiser les processus internes et de renforcer la coordination des équipes. En anticipant les exigences du référentiel HAS, il prépare efficacement les évaluations externes et instaure une culture d’amélioration continue. Plus qu’un contrôle, l’audit est une opportunité pour progresser, innover et renforcer la confiance de toutes les parties prenantes
Objectifs
Identifier les points forts et les axes d’amélioration pour répondre aux besoins des personnes accompagnées.
Vérifier la conformité réglementaire en anticipant les exigences légales
Analyser et optimiser l’organisation interne afin de simplifier les processus
Clarifier la stratégie avec des orientations claires et opérationnelles.
Déployer des actions concrètes et améliorer l’accompagnement en cohérence avec les besoins des acteurs.
Nous analysons vos documents stratégiques (projet d’établissement, CPOM, organigrammes, procédures) et évaluons les indicateurs clés qui structurent votre démarche qualité
Nous allons sur le terrain pour écouter les acteurs : entretiens individuels et collectifs, observation des pratiques, et, si nécessaire, échanges avec les représentants des personnes accompagnées.
Ensuite, nous cartographions les processus et les flux afin d’identifier les circuits décisionnels, les responsabilités et les interactions, tout en repérant les difficultés et les dysfonctionnements rencontrés.
Enfin, nous restituons nos préconisations dans un rapport clair, accompagné d’un plan d’action concret : réorganisation, optimisation des processus, outils de pilotage et communication interne.
MODALITES D’ACCOMPAGNEMENT
- Analyse documentaire : étude des pièces stratégiques et des données clés.
- Entretiens et observations terrain : échanges avec la direction, les équipes et parties prenantes.
- Évaluation des pratiques et des processus : comparaison entre le cadre organisationnel et la réalité opérationnelle.
- Traitement et synthèse : analyse des informations recueillies et des documents.
- Restitution et recommandations : mise en évidence des constats et propositions d’amélioration.
LIVRABLES
- Diagnostic organisationnel avec identification d’une organisation “cible”
- Rapport avec plan d’action reprenant les préconisations, orientations et incluant des indicateurs de réussite